Каждая современная компания, предприятие, фирма имеет дело с информацией и документацией. Необходимо создать документ, оформить его, проанализировать, распространить, предоставить о нем необходимые сведения, найти или отправить документ в архив. Не каждый сотрудник может справиться с этой задачей, поэтому существует специальная должность – делопроизводитель. Главной задачей делопроизводителя является документооборот на предприятии. Кроме вышесказанного, в обязанности делопроизводителя входит прием, отправка, регистрация корреспонденции, работа с оргтехникой, ведение деловой переписки. В некоторых фирмах к этому списку добавляют также обязанности секретаря.
В прошлые века документами занимались в основном писари, в наше время появилась соответствующая профессия. Некоторые ВУЗы открывают факультеты, которые готовят специалистов в сфере делопроизводства и архивации документов. Курс делопроизводство программа экономических институтов также предусматривает, в этом курсе поэтапно рассматривает документирование (создание документов), документооборот и архивное дело.
Для того чтобы занять должность делопроизводителя или архивариуса, соискателю необходимо иметь высшее образование (иногда возможно среднеспециальное). Если вы хотите получить работу в хорошей компании, то опыт работы должен быть более 1 года на аналогичной должности.
Соискатель должен обладать рядом личностных и профессиональных качеств:
- знание нормативно-правовых актов и основных положений, касательно ведения делопроизводства;
- умение работать с оргтехникой;
- умение долго концентрировать внимание;
- грамотная устная и письменная речь;
- навык составления деловых писем, а также ведения деловых бесед;
- хорошая память;
- аккуратность и исполнительность;
- отличное знание ПК.
Последний пункт является очень важным для того, кто хочет получить работу делопроизводителя. Дело в том, что компьютеры и электронные документы играют все большую роль в функционировании предприятий. Нелишним будет посещение компьютерных курсов, так как программа для электронного документооборота в той или иной организации может быть вам и незнакома, однако, имея знания в области компьютерного обеспечения, вы легко с ней разберетесь.
В целом, профессия делопроизводителя достаточно актуальна на сегодняшний день. Зарплата будет расти соответственно вашему опыту, хотя большого подъема по карьерной лестнице ожидать не приходится, за исключением крупных компаний.
